Ülkemizde gitgide yoğunlaşan e-dönüşüm uygulamaları ile 1 Temmuz 2021 tarihinde e-fatura ve e-arşiv faturaya geçen firmaların 1 Ocak 2022 tarihinde e-defter uygulamasına da geçişleri ankara muhasebeci aracılıkları ile mecburi tutulmuştu.
Bildiğiniz üzere şu ana kadar hiç e-defter mükellefi olmayan meslek mensupları, son e-dönüşüm bildirisi ile beraber ciro limitinin 4 milyona çekilmesi sonucunda e-defter kapsamına girmiş bulunuyor.
E-Defter Nedir?
E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması mecburi yevmiye ve büyük defterlerin belirtilen format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edilmiş olduğu, içeriğindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, deponun doğruluğunun güvence altına alınmasının ve ilgililer nezdinde kanıtlama olarak kullanılabilmesine olanak tanınmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler tümü olarak tanımlanıyor.
E-Defter, kanunen tutulması zorunlu olan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat verildiği sistemdir. Kayıtlar standart bir xml formatında hazırlanmış olur ve bu işlemleri ankara muhasebeci ile de yapabilirsiniz.
Bu uygulamayla beraber daha hızlı ve düzenli bir denetim amaçlanmıştır. E-Defter formatını kullanan firmalar kağıt ortamında defter tutamazlar. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları tarihten itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki yapmış oldurmalıdır.
E-Defter Kimlere Zorunludur?
Bilinmiş olduğu üzere, 2020 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan firmalar 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçmeleri, 1 Ocak 2022 tarihinde ise e-defter uygulamasına geçmeleri gerekiyordu. E-fatura geçişindeki bu vaziyet, GİB tarafından yapılan yeni düzenleme ile değişti. Yeni düzenleme kapsamında ciro limitleri aşağıya çekilirken, e-faturaya geçmesi gereken sektörlere de yenileri eklendi.
GİB’in yayımladığı 535 nolu VUK’ndan hareketle, 2020 ve 2021 yılı brüt satış kazançı 4 milyon TL olan mükelleflerin e-fatura geçiş zorunluluğu bulunuyor. Geçiş zorunluluğunda limitlerin aşağı çekilmesinin ileriki yıllarda da devam edeceği görülüyor. Çünkü bildiride, sonraki seneler için şöyle bir ifade yer ediniyor: 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve üzeri olan mükellefler, e-faturaya geçiş yapmaları gerekiyor.
2022 senesinde e-defter uygulamasına geçen firmalar olduğu gibi GİB tarafınca yayınlanan kılavuzda da belirtildiği üzere GİB’in uygun gördüğü sektörlere 3 ay süre verme şartıyla e-defter, e-fatura ve e-arşiv fatura uygulamasına geçirebiliyor.
E-fatura, e-arşiv fatura ve e-defter uygulamalarına geçişlerde mecburi olarak bir ciro sınırı bulunmaktadır. 4 milyonu aşan firmalar bu uygulamalara geçmek zorundadır. Bu kapsamda e-faturaya geçiş icra eden firmaların 1 Ocak 2023 tarihinde e-defter geçişlerini tamamlamaları gerekiyor.
Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü olarak geçtiniz.
Ama e-deftere geçiş yapmak istemiyorsanız, e-defter zorunluluğu bulunmamaktadır. 4 milyon sınırına kadar e-deftere geçiş zorunluluğunuz yoktur. Ayrıca e-fatura kullanıcısı olmadan e-defter sisteminden, isteğe bağlı olarak yararlanılabilir.
Başka bir örnek ele alalım. Diyelim ki, siz e-fatura ve e-arşiv faturaya gönüllü geçiş yapmış oldunuz. E-Deftere de yasal sınırlar çerçevesinde olmadığınız halde geçtiniz. Fakat yanlışlıkla müracaat etmiş oldunuz veya farklı sebeplerden dolayı bu başvuruyu iptal etmek istiyorsunuz.
Bunun için GİB’e durumunuzu özetleyen bir arzuhal ile başvurduğunuz takdirde ve GİB tarafınca uygun görülmesi dahilinde e-defter uygulamasından çıkmanız mümkündür.
Tebliğdeki bir öteki durum da e-arşiv fatura kesme işlemlerinde karşımıza çıkıyor. Vergi mükellefi olmayanlar, aynı gün içerisinde 30 bin TL toplam fatura tutarını geçmeleri durumunda e-arşiv faturası kesiyordu. Düzenleme ile bu limit 5 bin liraya düşürüldü. Vergi mükellefi olanlar için 5 bin TL olan tutar ise artık GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırı ile eşitlenecek. Her yıl güncellenecek bu sınır 2022 yılı için 2.000 TL oldu. Bu konu ile ilgili daha detaylı bilgiye “e-Arşiv hakkında 20 sual 20 cevap” yazımızdan ulaşabilirsiniz.
E-Defter uygulaması nedir?
E-Defter uygulaması çok basit bir uygulama benzer biçimde görünse bile de ne yazık ki yoğun çalışma temposundan dolayı son günlere kalan tüm firmaların GİB’e e-defter beratlarını göndermeye çalışması ile sistemde yoğunluk söz mevzusu olmaktadır.
Bu da hem GİB hem de firmalar tarafında sıkıntı yaşanmasına sebebiyet verir. Bundan dolayı e defter kullanıcılarına size önerimiz, eğer e-defter ile ilgili gerekli kayıtlarınızı bitirdiyseniz, e-defter beratlarını son güne bırakmamanız ve olası sıkışıklığa maruz kalmamanız olacaktır.
Sıkça sorulan sorulardan kabul edilen e defter berat düzeltme mevzusuna da kısaca değinelim. E-Defterinizde bir yanlışlık olduysa, e-defter beratlarınızın yasal yükleme süresi dolmadan lüzumlu düzeltmeyi yapabilirsiniz. GİB uygulaması üzerinden hatalı defter beratlarınızı silip doğru beratları yeniden yüklemeniz kafi olacaktır.
E-Defter ile ilgili hangi düzenlemeler yapıldı?
Berat devri tercih yapma hakkı sunuldu
2021 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafınca yeni bir düzenleme yapılmıştı. Firmalara alternatif sunularak, defter beratlarının istenirse aylık dönemler istenirse de 3 aylık dönemler halinde gönderebileceği belirtilmişti.
Burada şu önemli noktayı atlamamakta fayda var: şirket olarak 3 aylık dönemi seçmiş olsanız bile aylık bazda beratların oluşturulup sırasıyla göndermeniz gerekmektedir. Yani, 3 aylık devri toplu olarak oluşturma hakkınız bulunmamaktadır. Ocak, şubat ve mart ayı beratı ayrı olmalıdır.
Yeni düzenleme ile ocak, şubat, mart aylarının beratını Geçici Vergi dönemi olan mayıs ayında nisan, mayıs, haziran dönemlerini de Geçici Vergi dönemi olan Ağustos ayında gönderilme hakkı verildi.
Bu tercihi 2021 yılının başında yapan firmalar oldu. Gelir İdaresi Başkanlığı, bu tercihi hiç yapmayan firmalar için aylık dönemler halinde beratlarını göndereceğini kabul etti. Bilmeniz gereken önemli bir diğer nokta da, bu tercihlerin yıl içerisinde değişimi mümkün olmadığıdır.
Ancak 2022 senesinde GİB’in e-defter sitesinden yeni bir tercih yaparak 3 aylık devri yahut aylık berat dönemi olarak bir tercih yapma hakkına sahip olabileceklerdir.
E-Defter gizleme süresi uzatıldı
Bir diğer değişiklik de Vergi Usul Kanunu’na nazaran e-defter saklama yılı ile ilgili oldu. Bildiğiniz üzere, e-defter gizleme yükümlülüğü 5 yıl idi. Fakat GİB; yeni yayımladığı e-defter saklama ve muhafaza kılavuzu ile birlikte bu süre 10 yıla çıkarıldı.
Tebliğ ile e-defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının Saklayıcı firmaların data işlem sistemlerinde yahut Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunlu tutuldu.
E-Defter ve berat dosyalarına ilişkin ikincil kopyalarının Saklayıcı firmaların informasyon işlem sistemlerinde veya Başkanlığın informasyon işlem sistemlerine yükleme işlemlerinde, e-defter ve berat dosyalarını oluşturma, onaylama ve yükleme süresi dikkate alınacağı belirtildi. Yani artık, firmalar e-defterlerini 5 yıl değil, 10 yıl saklaması gerekecek.
2021 yılı e-defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Başkanlığın informasyon işlem sistemlerine aktarım zamanları
2021 Yılı Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar
Dönem Aktarım vakti
2021 / Ocak 17 Mayıs 2021’e kadar
2021 / Şubat 15 Haziran 2021’e kadar
2021 / Mart 16 Temmuz 2021’e kadar
2021 / Nisan 16 Ağustos 2021’e kadar
2021 / Mayıs 15 Eylül 2021’e kadar
2021 / Haziran 15 Ekim 2021’e kadar
2021 / Temmuz 15 Kasım 2021’e kadar
2021 / Ağustos 15 Aralık 2021’e kadar
2021 / Eylül 17 Ocak 2022’ye kadar
2021 / Ekim 15 Şubat 2022’ye kadar
2021 / Kasım 15 Mart 2022’ye kadar
2021 / Aralık (Gerçek kişi mükellefler)
2021 / Aralık (Tüzel fert mükellefler)
15 Nisan 2022’ye kadar
16 Mayıs 2022’ye kadar
2021 Yılı 3 Aylık Yükleme Tercihinde Bulunanlar
Dehemmiyet Aktarım süresi
2021/ Ocak, Şubat, Mart 15 Haziran 2021’e kadar
2021/ Nisan, Mayıs, Haziran 15 Eylül 2021’e kadar
2021/ Temmuz, Ağustos, Eylül 15 Aralık 2021’e kadar
2021/Ekim, Kasım, Aralık (Gerçek kişi)
2021/ Ekim, Kasım, Aralık (Tüzel fert)
15 Nisan 2022’ye kadar
16 Mayıs 2022’ye kadar
Elektronik Defter Genel tebliğine gore;
“Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. Ayın son gününe kadar kendilerine ilişkin güvenli elektronik imza veya mali imza ile imzalar.
Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili ayı takip eden 3. Ayın son gününe kadar kendilerine ait mali mühür ile onaylar.” hükümleri yer alır.
E-Deftere başvurusu nasıl yapılır?
E-Defter uygulamasına geçmek için ilgili entegratör listesini inceleyebilir ve
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın mevzuatlarına göz atabilirsiniz. Buradaki formu doldurarak aşağıdaki belge ve adımlar ile beraber başvurunuzu tamamlayabilirsiniz:
Mali Mühür ya da zaman Damgası
Uyumluluk onayı bir almış yazılımın alınmasıMevcut programınızın e-Defter formatına bakılırsa güncellenmesi
e-Defteri yükümlü saklayacaksa, Türkiye’de uygun arşivleme opsiyonunun seçilmesi.
E-Defter ile iş akışı nasıl gerçekleştirilir?
Yevmiye defter boyutunun sınırı aşıp aşmamasına bakılır ve defter imzalanır,
Defterin şema ve şematron kontrolü yapılır,
Yevmiye defterinin beratı oluşturularak imzalanır,
Defterin beratı şema ve şematron denetimi yapılır,
Berat sıkıştırılır.
Hatası bulunmayan dosyalar GİB’in internet sayfasına yüklenir.
E-Defter ibrazı ayda bir ankara mali müşavir, ankara muhasebeci ya da şirket sahibi tarafından yapılır. O aya ilişkin berat verilinceye kadar (3 ay içinde) düzeltme yapılabilir, sonraki dönemlerde de ters kayıt atılarak iptal edilip doğrusu atılabilir. Süre damgası kullanılarak özel bir kodla defter beratı oluşturulur ve oluşturulan bu berat devlete iletilir.
Maliye denetime ulaştığında daha önceden verilen berat ile muhasebeden o an alacakları beratları karşılaştırırlar, eğer beratlar aynı ise geçmişe herhangi bir kayıt veya düzeltme atılmamış anlamına gelir.
E-Defter ile ilgili bilmeniz gerekenler nelerdir?
Mali mührün alınması ön koşuldur.
Eğer e-deftere ara dönemde geçmişseniz eski bilgilerinizi kağıt ortamındaki bir deftere yazıp bir ay içerisinde kesinlikle Noter’e kapanış tasdiki yapmış oldurmanız gerekmektedir.
Gelir İdaresi Başkanlığı’na her ay oluşturup gönderdiğiniz şifre dosyaları aslında bir berat dosyasıdır. Bazen bu mevzu ile ilgili yanılmalar olabilmekte ve defterlerin gönderildiği düşünülmektedir.
Fakat GİB’e gönderilen sıkıştırılmış defterlerden oluşturulan bir şifre dosyasıdır. Defterler GİB’e gönderilmemektedir. Oluşturulan e-defterler bilgisayarda saklanır, Gelir İdaresi Başkanlığı ile oluşturulan şifreli dosya paylaşılır ve mali mühür onaylanır.
Gelir İdaresi Başkanlığı kendi mali mührüyle o şifrelenmiş dosyayı onaylar. Onu sistemden almanızı açık hale getirir ve böylece şifrelenmiş dosyayı alabilirsiniz. Dolayısıyla bilgisayarınızda saklamanız ihtiyaç duyulan hem GİB’e gönderilen berat dosyası, hem GİB tarafından gönderilen berat dosyalarıdır.
En önemlisi de bilgisayarınızda e-defter berat dosyasını oluştururken hazırlanmış yevmiye ve kebir dosyalarının da saklanmış olmasıdır. Her bir fatura veya belge için ayrı bir yevmiye maddesinin olması gerekir.
Berat göndermede sıkıntı yaşanan durumlardan biri de gönderim saati ile ilgili olabilmektedir. E-Defter beratlarınızı GİB’e yüklerken “Berat gönderilemedi” ihtarası çıkabilir. Bu yüzden e-defter berat dosyalarını oluşturmadan öncelikle bilgisayarınızın saatini denetim etmenizde yarar vardır.
İki defter elektronik olarak tutulabilir:
Yevmiye defteri
Defteri kebir
Elektronik deftere geçen firmalar istese de kağıt ortamında defter tutamazlar. Tutulsa dahi bu defterlerin yasal bir geçerliliği söz konusu değildir.
Ödeme şekli girilmelidir.
Yevmiye madde sıralamasını kesinlikle yapmış olmanız gerektiğidir. Örneğin, nisan ayında yevmiye maddesi 240’ta bitmiş ve berat alınmışsa Mayıs ayının kesinlikle 241 nolu yevmiye maddesinden başlaması gerekmektedir. Yanlışlıkla girdiğiniz bir yevmiye maddesi işlemişseniz bile yeni dönem beratlarınız oluşmayacaktır.
Çünkü, GİB yevmiye maddelerinin birbirini takip etmesini önemsemektedir. Yevmiye maddelerinin uymaması durumunda defter beratlarını gönderememe riski ile karşılaşabilirsiniz.
Unvan değişikliğinde mali mühür değişmeli midir?
Evet. Unvan değişikliklerinde tescilden itibaren 15 gün içinde yeni bir mali mühür alıp yeni e-defter beratlarını yeni mali mühür ile göndermeniz gerekmektedir. Ayrıca işlem yapabilmek için mali mührünüzün bilgisayara takılı olması icap ettiğini de hatırlatalım.
Tür değişikliği, bölünme, birleşme yahut başka bir şirket adı altında yeni bir şirket oluşturma şeklinde durumlarda dahi firmalar e-defter mükellefi olmaktadır. Bu firmaların e-defter uygulamasına geçmek için yasal olarak 3 ay süresi vardır.
Özetle; e-defter uygulaması için yapmanız gerekenler şöyledir:
e-Defter gönderimi için mizanınızı,
Geçici vergi, KDV, SSK, amortisman kayıtlarınızı,
Her bir fatura veya fiş için bir yevmiye maddesi olup olmadığını,
Ödeme şeklinin girilip girilmediğini denetim etmelisiniz. Ayrıca yevmiye madde sıralamasına dikkat etmelisiniz.
E-Defterin avantajları nedir?
E-Defter uygulamasıyla birlikte dosyalarınızı güvenli bir ortamda saklamış olursunuz.
Sayfa adedine gore kağıt bastırmanız ve de notere onaylatmanız gerekmez.
Mürekkep masrafınız ortadan kalkar.
Defterler için yazıcıdan çıktı almanıza gerek kalmaz.
Arşiv maliyeti ortadan kalkar, süre ayırmanıza gerek kalmaz.
Doğayı korumuş olursunuz.
Özet olarak e-defter gibi hızlı ve tertipli bir sisteme geçiş yaparak baskı, arşivleme ve kağıtla ilgili operasyonel süreçlerden kurtulur, para ve zamandan tasarruf etmiş olursunuz.
